Dit is het privacy- en cookiebeleid van Aiden Netherlands BV en aan haar gelieerde ondernemingen, waaronder maar niet beperkt tot: Aiden International BV, Serac BV, Serac Applications BV, INSynQ BV, Asecom BV en IT Visors B (hierna gezamenlijk: ‘Aiden, ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’).
Zodra je onze website https://www.aiden.eu/ bezoekt of op een andere manier contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per email, telefonisch of door middel van een (contact)formulier, ontvangen we informatie over jou. In dit privacy- en cookiebeleid leggen we uit wat we met die informatie doen. We gaan altijd zorgvuldig met je informatie om en slaan die veilig op. Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben, neem dan contact met ons op via: [email protected] of +31 (0) 88 060 5111. We kunnen dit privacy- en cookiebeleid aanpassen als we dat nodig vinden. We raden je daarom aan om dit privacy- en cookiebeleid regelmatig te bekijken, zodat je van meest recente versie op de hoogte bent. Dit privacy- en cookiebeleid is voor het laatst gewijzigd in november 2023.
Inhoudsopgave
- Wanneer is dit privacy- en cookiebeleid van toepassing?
- Wie gebruikt je gegevens?
- Van wie gebruiken we gegevens?
- Hoe komen we aan je gegevens?
- Welke gegevens gebruiken we van je?
- Waarvoor gebruiken we je gegevens?
- Hoelang bewaren we je gegevens?
- Met wie delen we je gegevens?
- Waar slaan we je gegevens op?
- Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?
- Wat mag je van ons vragen?
- Welke regels gelden voor dit privacy- en cookiebeleid?
- Welke cookies gebruiken we?
- Wat doen we met gegevens van minderjarigen?
- Heb je een vraag over dit privacy- en cookiebeleid?
1. Wanneer is dit privacy- en cookiebeleid van toepassing?
Dit privacy- en cookiebeleid is van toepassing als Aiden persoonsgegevens verwerkt zoals we die hebben ontvangen via onze website https://www.aiden.eu/ of op een andere manier. Het gaat hier om de persoonsgegevens van individuen die weleens contact met ons hebben gehad (bijvoorbeeld via email, (contact)formulier, telefonisch) of onze website(s) hebben bezocht, zoals bezoekers, klanten sollicitanten, contactpersonen van onze partners en leveranciers. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. Wij maken bij het aanbieden van onze websites gebruik van cookies en soortgelijke technologieën (hierna gezamenlijk te noemen: “cookies”). Wij informeren je in dit privacy- en cookiebeleid ook over wat cookies zijn, hoe wij cookies op onze website(s) gebruiken en hoe je deze cookies kan beheren. Zie voor meer informatie onderdeel 13.
2. Wie gebruikt mijn gegevens?
Aiden Netherlands B.V. en aan haar gelieerde ondernemingen, waaronder maar niet beperkt tot: Aiden International BV, Serac BV, Serac Applications BV, INSynQ BV, Asecom BV en IT Visors B (hierna gezamenlijk: ‘Aiden, ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’) is verantwoordelijk voor de website https://www.aiden.eu/ en daarmee de verantwoordelijke organisatie voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy- en cookiebeleid en zoals bedoeld in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”). De volledige gegevens zijn:
Aiden Netherlands BV
Rijnzathe 16
3454 PV Utrecht
KvK. 69505160
Dit betekent dat Aiden bepaalde wettelijke taken en verantwoordelijkheden heeft voor haar verwerkingsactiviteiten. Dit privacy- en cookiebeleid dient om je te informeren over hoe Aiden aan deze taken en verantwoordelijkheden voldoet.
3. Van wie gebruikt Aiden gegevens?
Aiden verwerkt de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht. Dit zijn onder meer bezoekers, klanten, sollicitanten, contactpersonen van onze partners en leveranciers.
4. Hoe komt Aiden aan je gegevens?
Aiden krijgt de gegevens rechtstreeks van jou zodra je:
- Onze website bezoekt;
- Gegevens invult op onze website;
- Contact opneemt met ons via mail, telefoon of op andere manier.
Ook ontvangen we persoonsgegevens tijdens het aanbieden en uitvoeren van onze diensten, of wanneer je klant bij ons wordt of anderszins contact met ons opneemt. Bovendien kunnen persoonsgegevens verzameld worden vanuit publiek beschikbare informatie, wanneer je onze kantoorpanden bezoekt, je registreert voor een evenement of je abonneert op onze nieuwsbrief.
5. Welke gegevens gebruiken we van je?
Aiden kan de volgende gegevens verwerken:
Van bezoekers, klanten, leveranciers en partners
- Naam
- Vestigingsadres
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Functie
- Communicatie (brieven of emailberichten)
Van sollicitanten
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Opleiding(sniveau)
- Communicatie (brieven of e-mailberichten)
6. Waarvoor gebruiken we je gegevens met welke grondslag?
We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor het doel waar we die voor mogen gebruiken:
- het verlenen van toegang tot onze website;
- het gebruik maken van de functionaliteiten op onze website;
- relatiebeheer, waaronder het opnemen van contact met je indien je hierom verzoekt;
- het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website;
- het interessanter maken van het internetaanbod middels het tonen van reclame welke aansluit bij jouw belangstellingen;
- het zo nodig het achterhalen van onrechtmatige gedragingen met betrekking tot Aiden haar relaties en haar medewerkers;
- het verzenden van de nieuwsbrieven;
- het verzenden van informatie waar je om gevraagd hebt of hebt aangegeven interesse in te hebben door middel van het versturen van je gegevens via een formulier op onze website.
De wettelijke grondslagen die we kunnen gebruiken voor de verwerking van persoonsgegevens is:
- toestemming van de betrokkene;
- de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten, leveranciers en partners;
- de noodzaak om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij die belangen zwaarder wegen dan de belangen of de fundamentele rechten van degene om wiens persoonsgegevens het gaat.
7. Hoelang bewaren we je gegevens?
We bewaren je persoonsgegevens zo lang als we dat volgens de wet moeten doen en zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. Zolang je bijvoorbeeld klant bij ons bent, bewaren we je gegevens volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we je gegevens alleen voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken te behandelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons op via [email protected].
In het geval dat we je toestemming vragen voor het bewaren van je gegevens, gelden de volgende voorwaarden:
Zonder toestemming: Als je geen toestemming geeft, worden jouw gegevens alleen opgeslagen en verwerkt voor het uitvoeren van de gevraagde dienst.
- Voor sollicitatiedoeleinden geldt dat we jouw gegevens tot 4 weken na sluiting van de vacature bewaren.
- Voor alle overige doeleinden geldt dat we jouw gegevens maximaal 1 jaar bewaren.
Met toestemming:
- Voor sollicitatiedoeleinden geldt dat we jouw gegevens een jaar bewaren. Na dit jaar sturen we je een e-mail om opnieuw toestemming te vragen voor verdere opslag.
- Voor alle overige doeleinden geldt dat we jouw gegevens bewaren zolang je je niet actief afmeldt.
8. Met wie delen we je gegevens?
Wij gaan vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij via onze website verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen voor direct marketing doeleinden van deze partijen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij je hier voorafgaande toestemming voor hebt verstrekt, dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of wij dit op basis van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.
9. Waar slaan we je gegevens op?
We verwerken je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit houdt in dat we ook je gegevens binnen de EER opslaan. In sommige gevallen worden je persoonsgegevens buiten de EER verwerkt. De regels in die landen bieden helaas niet altijd dezelfde bescherming van persoonsgegevens als in Nederland. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat je persoonsgegevens in dat geval net zo goed beschermd worden als in Nederland. Dat hebben we gedaan door afspraken te maken met degenen die met je gegevens buiten de EER omgaan. Zo blijven je gegevens veilig. Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op via [email protected].
10. Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?
We hebben er veel aan gedaan om je gegevens zowel organisatorisch als technisch zo goed mogelijk te beveiligen. We hebben onze systemen en verschillende communicatiemiddelen beveiligd om ervoor te zorgen dat je gegevens niet in de handen van anderen terechtkomen. Je gegevens zijn dus veilig bij ons. Ook zorgen we ervoor dat je gegevens alleen worden gebruikt door mensen die daar van ons toestemming voor hebben gekregen. Heb je vragen over de specifieke manier van beveiligen, neem dan contact met ons op.
11. Wat mag je van ons vragen?
Omdat we persoonsgegevens van je gebruiken, heb je verschillende rechten. Deze rechten zetten we hieronder voor je op een rijtje.
a) Recht op informatie
We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in dit privacy- en cookiebeleid uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan.
b) Recht op inzage
Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien via [email protected].
c) Recht op correctie
Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.
d) Recht om bezwaar te maken
Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit recht geldt voor de gegevens die we gebruiken voor direct marketing. Zo kun je bij ons aangeven dat je niet langer email van ons wilt ontvangen. Dat geldt ook voor gepersonaliseerde aanbevelingen op onze website.
e) Recht op dataportabiliteit
Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.
f) Recht op beperking
Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.
g) Recht om vergeten te worden
Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de Nederlandse Belastingdienst.
h) Recht om een klacht in te dienen
Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op via [email protected]. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van Aiden International B.V. die je klacht gaat behandelen.
i) Hoe dien ik een aanvraag of klacht in?
Als je ons een vraag of een klacht wilt sturen, dan kan dat via: [email protected]. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 60 dagen contact met je op. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we gegevens bij je op om er zeker van te zijn dat je inderdaad de persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.
12. Welke regels gelden voor dit privacy- en cookiebeleid?
Onze privacyverklaring moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden vind je met name terug in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast zijn de algemene regels die volgens de Nederlandse wet gelden van toepassing op ons privacy-en cookie beleid.
13. Welke cookies gebruiken we?
Je kunt zelf aangeven welke gegevens we van je mogen gebruiken. Heb je ons toestemming gegeven voor het personaliseren van je profiel op basis van je surf- en zoekgedrag, dan kunnen we onze website speciaal op jou instellen zodat het gebruik ervan makkelijker en persoonlijker wordt. We doen dit met behulp van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website geplaatst wordt op je hardware.
We gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:
- Functionele cookies, zoals sessie- en login cookies voor het bijhouden van sessie- en inloginformatie
- Geanonimiseerde analytische cookies, om inzicht te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en populaire onderwerpen
- Tracking cookies zoals advertentiecookies die zijn bedoeld voor het tonen van relevante advertenties
Sommige cookies kunnen ook op jouw apparaat worden geplaatst door andere partijen, zoals onze adverteerders of partijen die cookies plaatsen om bepaalde content op onze website te tonen (bijvoorbeeld video’s). Deze cookies worden ’third party’ cookies genoemd. Dit privacy- en cookiebeleid is niet van toepassing op het gebruik van cookies door derde partijen. We kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw (persoons)gegevens omgaan en zijn daar dan ook niet verantwoordelijk voor. Voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met jouw (persoons)gegevens verwijzen we naar het privacybeleid van deze derde partijen.
13.1 Typen cookies
13.2 In- en uitschakelen van cookies
Je kunt kiezen of je cookies wel of niet accepteert. Bij de meeste browsers worden cookies automatisch geaccepteerd, maar meestal kun je de instellingen van je browser zodanig wijzigen dat cookies desgewenst niet worden geaccepteerd (bekijk je browser hulppagina voor exacte instructies). Let op: het kan zijn dat de website niet optimaal werkt als de cookies zijn uitgeschakeld of verwijderd.
13.3 Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van je site-bezoek meer registreren. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt je de handleiding van je browser raadplegen.
13.4 Links naar andere websites van derden
Onze website bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je dan ook aan om de dit privacy- en cookiebeleid van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
14. Hoe gebruiken we tracking pixels?
Aiden gebruikt tracking pixels en tracking links in e-mailcommunicatie om personalisatie te verbeteren en bots tegen te gaan. Alle e-mails die vanuit het marketing automation-platform van Aiden worden verstuurd, bevatten deze tracking pixels. Hier zijn een aantal redenen waarom we ze inzetten:
- Analyse van de open rate voor deliverability: Aiden gebruikt trackers (tracking pixels en tracking links) om te zien of en wanneer je onze e-mails opent. Dit helpt ons om statistieken te verzamelen en de nodige acties te ondernemen (zoals het aanpassen van de verzendfrequentie of het opschonen van lijsten) om onze mailinglijsten goed te beheren.
- Analyse van de open rate om campagneprestaties te meten en optimaliseren: We gebruiken trackers om te achterhalen of je e-mails opent of doorklikt, hoe laat je dit doet, en welk apparaat je gebruikt. Met die informatie kunnen we de content van de berichten personaliseren en de frequentie of het kanaal beter op jouw voorkeuren afstemmen.
- Profielen opbouwen op basis van voorkeuren en interesses voor targeting buiten e-mail om: Aiden gebruikt jouw voorkeuren (bijvoorbeeld welke e-mails je opent en in welke onderwerpen je geïnteresseerd bent) om je gepersonaliseerde content of advertenties te tonen op andere websites, apps of communicatiekanalen. De trackers laten ons zien of je e-mails opent, wanneer je dat doet en welk device je daarvoor gebruikt.
- Detectie en analyse van mogelijke fraude: Aiden zet trackers in om vermoedelijke fraude op te sporen en te analyseren. Ook hiervoor kijken we of je de e-mails opent, op welk tijdstip, en welk device je gebruikt.
Alle e-mails die vanuit het marketing automation-platform van Aiden worden verstuurd, bevatten deze tracking pixels en tracking links. Om te voldoen aan de richtlijnen van de CNIL en Garante, stuurt Aiden geen promotionele marketing e-mails naar contacten waarvan bekend is dat ze in Frankrijk of Italië gevestigd zijn.
15. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?
We richten ons met onze website of als organisatie niet specifiek op minderjarigen. Dit houdt in dat als je jonger bent dan 18 jaar, je toestemming nodig hebt van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website. Ben je bij je bezoek aan onze website minderjarig, dan gaan we ervan uit dat je voor je bezoek deze toestemming hebt gekregen.
16. Heb je een vraag over dit privacy- en cookiebeleid?
Heb je een vraag over dit privacy- en cookiebeleid? Neem dan gerust contact op met ons door een mail te sturen naar [email protected]. We helpen je graag.