van de orders wordt volledig verwerkt door de agent
snellere orderverwerking dan bij handmatige invoer
24 uur per dag, 7 dagen per week verwerking van orders
Toegevoegde waarde van deze agent
De belangrijkste voordelen van de Order Entry Agent zijn:
- Snellere orderverwerking: De doorlooptijd voor het werken van orders wordt drastisch verkort.
- Minder handmatig werk: Sales- en backofficeteams zijn geen tijd meer kwijt aan repetitief inklopwerk en het corrigeren van data.
- Minder fouten: Automatische validatie van producten en afmetingen voorkomt foutieve leveringen, retouren of dure herproducties.
- Naadloze ERP-integratie: Direct gekoppeld aan je ERP-systeem en gestandaardiseerde ERP-productcatalogus, zodat de agent perfect in je bestaande proces past.
- Tijd voor de klant: Medewerkers houden tijd over voor proactief klantadvies en het optimaliseren van processen.
Klaar om te verkennen hoe AI je bedrijfsprocessen kan transformeren? Yannick Livestroo adviseert je graag. Samen starten we klein, en denken we groot.
Boek nu een demo
De rol van de agent in dit proces
Klanten bestellen vaak via e-mail of sturen pdf’s met hun eigen productbenamingen, wat veel ongestructureerde data oplevert. De Order Entry Agent fungeert als jouw slimme digitale assistent die deze data automatisch omzet in een kant-en-klaar ordervoorstel in je ERP.
- Lezen en extraheren: De agent haalt automatisch inkomende orders op uit e-mails en bijlages (zoals pdf’s).
- Interpreteren: De agent herkent relevante klantgegevens, productnummers, kenmerken (zoals afmetingen) en leverdata.
- Matchen: Via Artificial Intelligence worden de bestelde artikelen (ook als de klant afwijkende omschrijvingen gebruikt) gematcht met jouw productcatalogus.
- Voorbereiden: De agent controleert de data en zet een kant-en-klaar ordervoorstel klaar.
Ontdek nog 10 manieren waarop AI jouw dagelijkse processen versnelt. Download de gids met praktische use cases.
Download gids
De rol van de mens in dit proces
Wanneer je werkt met onze oplossing behoudt de mens altijd de regie. AI fungeert als voorbereider, maar in de volgende stappen wordt er een medewerker gevraagd mee te kijken:
- Bij twijfel: De agent biedt een zelf in te stellen drempelwaarde om van Assisted AI over te schakelen naar autonome AI-beslissingen en vice versa.
- Review en correctie: De medewerker controleert het ordervoorstel en past dit aan waar nodig (bijvoorbeeld bij onbekende producten of afwijkende klanteisen).
- Continu slimmer: Elke handmatige correctie fungeert als leermoment.
Voor wie is deze agent bedoeld?
- Groothandels, distributeurs en fabrikanten die een hoog volume aan inkomende orders via diverse kanalen en documentformaten verwerken.
- Bedrijven met klanten die via veel verschillende kanalen bestellen en communiceren.
- Backoffice- en klantenserviceteams die tijdens piekperiodes overbelast raken door handmatige invoer.
Praktijkvoorbeeld
In een branche waar maatwerk de norm is en een kleine typefout direct leidt tot kostbare herproducties, is handmatig inklopwerk een enorm risico. VKO Software Support liep tegen deze grenzen aan en besloot het orderproces drastisch te vernieuwen. Met de inzet van onze AI-gestuurde Order Entry Agent brachten zij de verwerkingstijd van 90 complexe orderregels terug van 30 minuten naar slechts enkele minuten. Het resultaat? Een foutloos proces dat 24/7 doordraait, en medewerkers die weer tijd hebben voor proactief klantadvies. Benieuwd hoe de overstap van knip-en-plakwerk naar AI-gestuurde verwerking er in de praktijk uitziet? Lees het volledige verhaal van VKO Software & Support.
Waarom kiezen voor Aiden?
Wie we zijn
We zijn een mensgerichte IT-partner: Technology made human. Met SAP- en Mendix -expertise en persoonlijke betrokkenheid laten we technologie werken voor jouw bedrijf en medewerkers.
Wat we doen
We leveren ERP- en low-code -oplossingen die bedrijfsprocessen stroomlijnen en automatiseren. Van kernsystemen tot integraties en uitbreidingen: we adviseren, implementeren en configureren oplossingen die werken.
Hoe we werken
Wij begeleiden projecten van start tot oplevering en nazorg en zorgen dat nieuwe oplossingen direct inzetbaar zijn, met ondersteuning bij inrichting, integratie en adoptie binnen jouw bedrijf.
Waarom Aiden
Wij combineren mensgerichte begeleiding met specialistische IT-kennis. Als partner in de buurt bieden wij één aanspreekpunt voor SAP, Mendix, branchespecifieke software, integraties, clouddiensten en Managed Services.
