Glasportaal: van handmatige invoer naar AI-gestuurde orderverwerking in de glasbranche

In een markt waarin maatwerk de norm is en marges onder druk staan, zijn snelheid en nauwkeurigheid cruciaal. Toch is orderverwerking bij veel van deze bedrijven nog sterk afhankelijk van handmatige handelingen. Door de krapte op de arbeidsmarkt staat de organisatie van deze processen extra onder druk.

Van volle mailboxen en handmatig overtypen naar geautomatiseerde verwerking

Glasportaal vormt de digitale basis voor standaardisatie binnen het orderproces. Het platform centraliseert orderverwerking en koppelt inkomende orders aan een gestandaardiseerd artikelbestand, waardoor data uniform en gestructureerd wordt verwerkt.

Bestellingen komen vaak binnen via e-mail en als PDF, in uiteenlopende formats en met verschillende benamingen voor vergelijkbare producten. Medewerkers typen gegevens over, controleren afmetingen en voegen handmatig regels toe. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. En bij glas zijn die fouten kostbaar: een verkeerde ruit betekent al snel herproductie, extra transport en vertraging op de bouw.

Samen met Aiden ontwikkelde VKO een order entry agent die dit proces verder automatiseert. Met de toevoeging van de AI Agent wordt het gestandaardiseerde proces verder geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Wat voorheen handmatig werd ingevoerd, staat nu binnen enkele minuten als gecontroleerd voorstel in het systeem, en dat proces loopt 24×7 door.

De agent leest inkomende e-mails en PDF-bestanden uit, herkent klant- en afleveradressen, interpreteert orderregels op basis van branchespecifieke kenmerken zoals afmetingen en producteigenschappen, en matcht deze direct met het artikelbestand binnen Glasportaal.

Human-in-the-loop: de medewerker behoudt regie, AI als digitale assistent

Bij deze manier van werken behoudt de medewerker de regie: hij of zij controleert de door de AI Agent voorgestelde order of offerte en past deze waar nodig aan. Elke correctie wordt direct verwerkt, waardoor het systeem leert van de praktijk. Productbenamingen en orders die vaker voorkomen, worden steeds nauwkeuriger herkend en automatisch gekoppeld aan het juiste artikel in het standaard artikelbestand. Zo verschuift het mensenwerk van overtypen naar controleren, optimaliseren en adviseren.

Meer snelheid, minder fouten en meer tevreden medewerkers

De tijdswinst is concreet. Een test met 90 orderregels liet zien dat handmatige invoer ongeveer 30 minuten kostte. De AI Agent verwerkte dezelfde order binnen enkele minuten.

Naast snelheid zorgt automatische herkenning en validatie voor minder invoerfouten en daardoor lagere kosten. Bovendien draait de verwerking continu door, waardoor pieken in orderinstroom beter worden opgevangen.

“Door gebruik te maken van generative AI maakt de lay-out en de taal waarin een order binnenkomt niet meer uit. Door generative AI te combineren met een mapping database wordt ongeveer 80% van de orders efficiënt afgehandeld, terwijl het systeem blijft leren en verbeteren op basis van eerdere orders”, zegt Joost Piersma, Lead Developer Glasportaal bij Aiden.

“AI neemt het handmatige invoerwerk over en maakt het proces minder foutgevoelig. Medewerkers houden daardoor meer tijd over voor het optimaliseren van productconfiguraties en het geven van proactief klantadvies. Daar zit de echte kwaliteitswinst”, geeft Jur van der Kooij, Founder bij VKO Software & Support, aan.

Eén partner voor AI, integratie en ontwikkeling

VKO Software & Support koos bewust voor een samenwerking met Aiden, zodat expertise op het gebied van AI, integratie en productontwikkeling direct beschikbaar was binnen één team. Daardoor kon snel worden geschakeld en werd de oplossing naadloos geïntegreerd met bestaande IT-systemen en processen.

De oplossing is gebouwd met Mendix als platform voor low-code en AI. Zo kunnen additionele AI Agents en nieuwe functionaliteiten snel worden geïntegreerd en het platform eenvoudig worden uitgebreid.

Verder automatiseren met nieuwe AI Agents

De ingebruikname van de order entry agent vormt een eerste stap. Vanuit daaruit kijkt VKO Software & Support naar uitbreiding met aanvullende agents. Zo ontwikkelt het platform zich verder tot een digitale laag die repetitieve taken automatiseert en medewerkers ontlast. Voor glasbedrijven betekent dat: efficiënter werken, minder risico en meer aandacht voor de klant. Precies waar het in een competitieve markt om draait.