Vitamunda optimaliseert bedrijfsprocessen met SAP Business One en Aiden Connect

Efficiënter en transparanter voorraadbeheer

Eind vorig jaar startte Vitamunda met de implementatie van SAP Business One, met als doel om de verschillende losse applicaties die binnen het bedrijf in gebruik waren te vervangen door een integrale ERP-oplossing. Met de oplevering van acht verschillende SAP-administraties, inclusief een structuur waarbij één administratie het magazijn en de voorraad beheert, heeft Vitamunda nu een solide basis voor zijn bedrijfsvoering. Aiden Intercompany zorgt ervoor dat de voorraad- en verkoopadministraties naadloos met elkaar zijn gesynchroniseerd, wat resulteert in efficiënter en transparanter voorraadbeheer.

Integratie met webshops en extern magazijn

De reden dat Vitamunda op zoek ging naar een geïntegreerd ERP-systeem was het gebrek aan overzicht en controle over de voorraad. Dit werd mede veroorzaakt door het gebruik van verschillende afzonderlijke applicaties die niet goed met elkaar communiceerden. De implementatie van SAP Business One maakt de volledige traceerbaarheid van verschillende batches – producten die in dezelfde distributiecyclus zijn geproduceerd – mogelijk. Deze oplossing biedt bovendien een integratie tussen verkoop, voorraadbeheer en externe logistieke processen. SAP Business One ondersteunt dit proces door batches en de bijbehorende gegevens vast te leggen gedurende het volledige productie- en distributietraject. Deze functionaliteit was voor Vitamunda een doorslaggevende factor om voor SAP Business One te kiezen. Zorgvuldig naleving van regelgeving is binnen de farmaceutische industrie en voedselproductie immers cruciaal.

In het verleden maakte Vitamunda gebruik van verschillende losse applicaties die onvoldoende met elkaar waren geïntegreerd. Een belangrijke stap in dit project was daarom de implementatie van het integratieplatform Aiden Connect. Met Aiden Connect integreert Vitamunda nu vier webshops en een extern magazijn volledig met haar SAP-administraties. Orders die via de webshops binnenkomen, worden automatisch verwerkt in de juiste SAP-administratie, terwijl voorraadbewegingen direct worden bijgewerkt in zowel het ERP-systeem als het systeem van het externe magazijn. Dit resulteert in een efficiëntere orderverwerking en een verbeterde dienstverlening aan de klanten van Vitamunda.

Met de overstap naar SAP Business One heeft Vitamunda een solide basis gelegd voor de toekomst. Dankzij de nieuwe, robuuste processen voor zowel voorraadbeheer als financiële boekhouding, profiteert het bedrijf nu van een efficiënter en transparanter bedrijfsproces.

Nicole Jankowski, Customer Service Manager bij Vitamunda / FMG Health Group:

“Vitamunda heeft gekozen voor Aiden vanwege de diepgaande expertise en branchespecifieke oplossingen die het bedrijf biedt. Aiden stelde een gedetailleerde blueprint op van de huidige situatie, gaf doelgericht advies en implementeerde vervolgens de benodigde oplossingen. Met Aiden Intercompany en Aiden Connect heeft Aiden Vitamunda geholpen om alle bedrijfsentiteiten en systemen naadloos te integreren, van webshoporder tot levering uit het magazijn. Deze samenwerking heeft geresulteerd in een efficiënte en toekomstbestendige IT-infrastructuur.”

Vitamunda blijft zich richten op verdere digitale transformatie en procesoptimalisatie. In een geplande tweede fase zullen meer processen worden geautomatiseerd en mogelijk extra entiteiten worden aangesloten. Daarnaast werken Vitamunda en Aiden samen aan de implementatie van een oplossing van Elvy – een softwarebedrijf dat administratieve en financiële processen digitaliseert – en Bank Connectivity by Aiden, dat communicatie met banken voor bankafschriften en betalingen efficiënter en minder tijdrovend maakt en financiële processen stroomlijnt.

Aico Biewenga, Business Unit Director SAP Business One bij Aiden:

“Vitamunda had behoefte aan een oplossing die haar verschillende applicaties kon samenbrengen in één geïntegreerd geheel. We zijn er trots op dat we met SAP Business One, Aiden Intercompany en Aiden Connect precies de oplossingen hebben kunnen bieden die Vitamunda nodig had voor zijn digitale transformatie. Tijdens de prettige samenwerking hebben we gezamenlijk de juiste oplossingen geïdentificeerd die aansloten bij de specifieke uitdagingen van Vitamunda. We kijken uit naar de volgende fase van onze samenwerking, waarin we de IT-infrastructuur verder optimaliseren en de kernactiviteiten van Vitamunda nog beter ondersteunen.”