Het hoofdkantoor van de Tema Fine Foods Group staat in Katwijk, met een cash & carry-vestiging in Venlo. Daarnaast heeft het bedrijf dochterondernemingen in onder meer Duitsland, Zweden, Frankrijk en Roemenië. Elke dochteronderneming opereert onder een eigen merknaam om lokaal herkenbaar te blijven – zoals Amina Fine Foods, La Seniora, Euro Orient en Tayba Foods.
Inefficiënt en foutgevoelig bestelproces
Tema Fine Foods constateerde dat het bestelproces voor zijn klanten verre van efficiënt was. Het verwerken van orders kostte medewerkers van Tema Fine Foods veel tijd. Tijd die ze liever zouden besteden aan contact met en dienstverlening aan de klant. Zeker in een periode van groei en uitbreiding van het merkportfolio.
De grootste uitdaging zat bij de verkoopbinnendienst. Bestellingen kwamen binnen via e-mail, telefoon of WhatsApp, vaak bestaande uit lange lijsten aan artikelen die handmatig moesten worden opgezocht en ingevoerd in zijn ERP-oplossing SAP Business One. Dat maakte het orderproces niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.
Daarnaast hanteerden de verschillende entiteiten binnen de internationale groep elk hun eigen werkwijze, bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële administratie. Het gebrek aan standaardisatie belemmerde schaalbaarheid en verdere groei.
Met vestigingen in meerdere landen had Tema Fine Foods een uitdaging binnen de verkoopbinnendienst. Orders kwamen binnen via e-mail, telefoon of WhatsApp, vaak met lange lijsten met items die handmatig moesten worden opgezocht en ingevoerd in het ERP-systeem. Dat maakte het proces niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.
Tema Fine Foods bouwde samen met Aiden een slimme, mobiele bestelapp, met een unieke versie voor elk merk binnen de Tema Fine Foods Group. Eigenlijk: een mini-webshop in je broekzak. Gebouwd met Mendix bovenop SAP Business One, sluit de app naadloos aan op de unieke bedrijfsprocessen van Tema Fine Foods.
Lees meer
Een slimme orderapp voor elk merk en elk land
Tema Fine Foods besloot het bestelproces te digitaliseren en hier de hulp van Aiden voor in te schakelen. Voor de automatisering van zijn bedrijfsprocessen maakt Tema Fine Foods gebruik van SAP Business One als ERP-oplossing. De specifieke wensen rondom bestellen vroegen echter om zoveel flexibiliteit dat het bedrijf koos voor een maatwerkoplossing in Mendix low-code.
De oplossing die werd gebouwd was een slimme, mobiele orderapp, met een variant voor elk label binnen de Tema Fine Foods Group. Als het ware een mini-webshop in je broekzak. Gebouwd met Mendix on top of SAP Business One sluit de app naadloos aan op de unieke bedrijfsprocessen van Tema Fine Foods. Klanten van Tema Fine Foods kunnen nu eenvoudig bestellen via hun mobiel of tablet, ook zonder stabiele internetverbinding. De mobiele app is namelijk ‘offline-first’: je kan zonder internetverbinding de mobiele app gebruiken en producten in de winkelmand toevoegen. Zodra er (weer) verbinding is met het internet, kan de order definitief geplaatst worden. Een belangrijke vereiste voor Tema Fine Foods, omdat bestellingen vaak worden geplaatst vanuit kelders of magazijnen waar het internetbereik slecht is. Elke order komt vervolgens direct als offerte binnen in de SAP Business One-omgeving van Tema Fine Foods.
Wat de mobiele app bijzonder maakt, is dat elk merk en elk land zijn variant van de app heeft gekregen. Zo heeft Amina Fine Foods in Roemenië een eigen app, met kleuren, styling en taal van het merk. Thema’s als multicurrency en meertaligheid zijn standaard ingericht, zodat klanten kunnen bestellen in de eigen valuta en de gebruikersinterface in hun taal kunnen instellen.
Ook kunnen gebruikers in de mobiele app barcodes scannen tijdens het winkelen, favoriete producten markeren, kortingen bekijken en eenvoudig facturen of creditnota’s downloaden als PDF.
Een merkversterkende stap voorwaarts
De introductie van de mobiele orderapp bracht niet alleen rust bij de verkoopbinnendienst, maar zorgde ook voor meer overzicht, snellere afhandeling van bestellingen en een professionelere uitstraling richting klanten.
De verkoopteams kregen meer grip op hun processen, klanten waardeerden het gebruiksgemak en intern ontstond er meer standaardisatie tussen de verschillende bedrijven binnen de groep. Dankzij de flexibele opzet van Mendix en SAP Business One kan Tema Fine Foods elke nieuwe markt benaderen met een herkenbare, lokale identiteit.
“Voor ons is dit geen eindpunt, maar een fundament. Met deze aanpak combineren we de kracht van SAP met de flexibiliteit van Mendix. Dat zorgt voor tevreden klanten, maar ook voor rust en structuur in onze eigen organisatie. En precies dat hebben we nodig om verder te groeien.”
Klaar voor de toekomst: uitrol naar meerdere landen en meer functionaliteit
Na de succesvolle uitrol in Nederland en Roemenië, volgde al snel de implementatie bij La Seniora in Zweden. En Tema Fine Foods kijkt verder: ook in Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk staat de uitrol van de mobiele app op de planning. De ambities voor de toekomst reiken verder dan alleen het optimaliseren van het orderproces. Tema Fine Foods werkt momenteel aan uitbreiding van de mobiele app, met tools voor verkoopmedewerkers en slimme functionaliteiten zoals productaanbevelingen op basis van eerdere bestellingen. Ook een container tracking tool zit in de pijplijn, zodat de reis van een bestelling straks tot in detail te volgen is.
“Voor ons is dit geen eindpunt, maar een fundament,” zegt Michiel Gerits, Vice Director bij Tema Fine Foods. “Met deze aanpak combineren we de kracht van SAP met de flexibiliteit van Mendix. Dat zorgt voor tevreden klanten, maar ook voor rust en structuur in onze eigen organisatie. En precies dat hebben we nodig om verder te groeien.”
Aico Biewenga, Business Unit Director SAP Business One bij Aiden: “De kracht van dit project zit in de combinatie van standaardisatie en een op maat gemaakte low-code oplossing. Door SAP Business One te koppelen aan een slimme mobiele Mendix-app, hebben we samen met Tema Fine Foods een toekomstbestendige oplossing gerealiseerd die volledig aansluit op hun manier van werken.”
Meer klantverhalen
Verlichtingsgigant lampenlicht gaat voor maximale automatisering met SAP Business One
Met 31 webshops verwerkt lampenlicht dagelijks duizenden orders. Om dit in goede banen te leiden, werd er een geïntegreerd SAP Business One-fundament met slimme integraties geïmplementeerd.
Containerleverancier CNTNR Partners migreert van complex logistiek IT-landschap naar één geïntegreerde oplossing
Om klanten een uitstekende service te kunnen bieden, heeft CNTNR Partners strakke afstemming en volledige traceerbaarheid van hun zeecontainers nodig.
Gallagher Europe brengt structuur en nauwkeurigheid in een dynamisch warehouse
In het distributiecentrum van Gallagher Europe in Groningen worden er ongeveer 10.000 orderregels per week verwerkt, met hoge eisen aan snelheid, nauwkeurigheid en controle.