Profimex profiteert van accurate data dankzij digitale optimalisatie

Via een gepersonaliseerde webshop krijgen klanten toegang tot het kledingmanagementsysteem. In deze webshop vinden zij hun eigen bedrijfslogo’s en -kleuren, en kunnen zij eenvoudig bedrijfskleding in de juiste maten bestellen.

Verouderde data en handmatige invoer

Profimex maakt gebruikt van SAP Business One als ERP-oplossing om bedrijfsprocessen zoals voorraadbeheer, inkoop, facturatie en levering te automatiseren. Deze oplossing werd geïmplementeerd toen het magazijn nog slechts 20 vierkante meter groot was. In de loop der jaren groeide het magazijn eerst naar 80 en uiteindelijk naar 300 vierkante meter.

De groei van Profimex legde steeds meer druk op het ERP-systeem. Met meer dan 450.000 artikelen met een geschiedenis van meerdere jaren, verouderd maatwerk en veel handmatig werk, werd het beheer van data en voorraad steeds complexer. De logistieke afdeling kampte met foutmarges en tijdverlies bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Bovendien was de artikeldata verouderd, versnipperd en lastig te onderhouden.

Schaalbaarheid en foutreductie door automatisering

Aiden adviseerde Profimex om de benodigde verbeteringen gefaseerd door te voeren. In fase 1 lag de focus op het automatiseren van de communicatie tussen de twee vestigingen en het verminderen van handmatige handelingen in het magazijn. Het bestelsysteem van de vestiging in Assen werd via SAP geïntegreerd met dat van Rijssen, waardoor orders vanuit Assen automatisch konden worden geboekt en verwerkt in Rijssen.

In fase 2 maakte Profimex de overstap naar een volledig nieuwe implementatie van SAP Business One in de cloud, met een zogenaamde ‘clean start’. In plaats van verder te bouwen op een verouderde database en bestaand maatwerk bij te schaven, werd gekozen voor een nieuwe start. Tijdens de migratie van eigen servers naar Aiden Managed Cloud werd een nieuw fundament gelegd voor toekomstbestendige data- en artikelstructuren.

Aico Biewenga, Business Unit Director SAP Business One bij Aiden: “Met de clean start hebben we de ERP-omgeving van Profimex weer passend gemaakt voor de uitdagingen van vandaag en de toekomst. De samenwerking met Profimex verliep bijzonder prettig: hun betrokkenheid, open communicatie en duidelijke visie op groei en optimalisatie maakten het mogelijk om samen echt stappen vooruit te zetten. Het is mooi om te zien hoe onze aanpak en hun ambitie elkaar versterken.

Intelligent artikelbeheer vermindert de werkdruk

Een belangrijk onderdeel van fase 2 was de implementatie van het Akeneo Product Information Management-systeem (PIM). Het PIM-systeem fungeert als centrale bron voor artikeldata. Akeneo beheert de volledige productcatalogus en synchroniseert artikeldata automatisch met SAP. Slimme mappings zorgen ervoor dat productinformatie automatisch in het juiste formaat in SAP terechtkomt. Deze werkwijze houdt de data schoon, accuraat en overzichtelijk, zelfs wanneer producten per seizoen subtiel variëren in maat, kleur of uitvoering.

De impact van de nieuwe ERP-implementatie is aanzienlijk. De logistieke afdeling kan sneller en nauwkeuriger werken en dankzij Akeneo is het importeren en beheren van artikelgegevens sterk vereenvoudigd. Profimex heeft met dit systeem ook de klant- en leveranciersdata opgeschoond.

Profimex blijft uitbreiden en groeien

Profimex blijft haar IT-landschap voortdurend verbeteren. Zo wordt er gewerkt aan de mogelijkheid om productfoto’s toe te voegen en klantportalen verder te optimaliseren. Daarnaast bestaat de wens om Akeneo te koppelen met het kledingmanagementsysteem van Profimex. Zodra deze integratie is afgerond, gaat Profimex verdere uitbreidingen van de PIM-integratie onderzoeken.

Dankzij deze digitaliseringsslag kan Profimex blijven groeien, zonder concessies te doen aan de kenmerkende full-service aanpak. Dankzij de soepele samenwerking met Aiden kunnen klanten blijven profiteren van foutloze leveringen en persoonlijke service.

Mathijs Lookamp, verantwoordelijk voor Data & Automatisering bij Profimex zegt: “We hebben zeker 350.000 verouderde artikelen uit onze SAP-database kunnen verwijderen. Dankzij Akeneo hoeven we artikeldata nog maar op één plek te beheren. Dat houdt onze data schoon, accuraat en overzichtelijk.” Tijs Kolhoop, Teamleider Logistiek bij Profimex voegt hieraan toe: “Door de implementatie van Aiden WMS hebben we ondanks onze groei in omzet, geen extra personeel hoeven aannemen op de afdeling logistiek. Dat zegt alles over de impact van de optimalisaties.”