Houtgroothandel Woodvision vermindert pickfouten met 90% dankzij SAP EWM

Seizoenspieken en groeipijn

In het voorjaar gaan veel mensen aan de slag in de tuin, wat leidt tot een sterke stijging in de vraag naar tuinproducten. Voor Woodvision betekent dit dat het tweede kwartaal – de periode van Pasen tot aan de zomervakantie – goed is voor ongeveer de helft van de jaarlijkse omzet. Om deze seizoenspiek op te vangen, werkt het bedrijf in ploegendiensten. In deze drukke maanden wordt het vaste team van 85 medewerkers tijdelijk uitgebreid met zo’n 40 extra krachten.

Voor de invoering van een geautomatiseerd warehousemanagementsysteem werkte Woodvision nog zonder digitale ondersteuning in het magazijn. De logistieke processen waren daardoor sterk afhankelijk van een klein aantal ervaren medewerkers die precies wisten waar elk product zich bevond. Door snelle groei en uitbreiding van logistieke taken raakte deze manier van werken onder druk. Tijdens de coronapandemie verdubbelde de omzet, wat leidde tot overbelasting van het magazijn. Bovendien kreeg Woodvision de taak om naast bulkleveringen ook B2C-orders vanuit Kampen af te handelen.

Van georganiseerde hectiek naar betrouwbare voorraadgegevens en foutloze orderverwerking

Het ontbreken van duidelijke procesaansturing leidde bij Woodvision tot inefficiëntie, fouten en frustratie op de werkvloer. Medewerkers moesten regelmatig zoeken naar producten die niet altijd te vinden waren, wat resulteerde in tijdverlies en onbetrouwbare voorraadgegevens. Fouten bij het verzamelen van orders veroorzaakten retourzendingen en ondermijnden het vertrouwen in de voorraadnauwkeurigheid. Deze situatie was niet langer houdbaar, en in 2022 werd besloten dat er een structurele oplossing nodig was.

Onder leiding van Operations Director Peter van der Velde werd in samenwerking met Aiden een nieuw warehousemanagementsysteem geïmplementeerd. In slechts negen maanden tijd werd SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) succesvol uitgerold. Inmiddels werkt Woodvision al geruime tijd effectief met het systeem.

De invoering van het WMS had als doel meer orde te scheppen in de magazijnprocessen en de afhankelijkheid van individuele kennis te verkleinen. Door processen te standaardiseren kunnen alle medewerkers – ongeacht hun ervaring – volgens dezelfde werkwijze opereren. Dat zorgt voor meer grip en continuïteit in de operatie.

SAP EWM werd binnen de geplande tijd en zonder grote aanpassingen geïmplementeerd. Dankzij een innovatieve aanpak, met unieke labels, verliep de transitie snel en nauwkeurig. Het WMS ondersteunt zowel bulk- als consumentenorders en stuurt alle handelingen aan via handheld terminals. Medewerkers scannen bij elke stap barcodes, wat de nauwkeurigheid verhoogt en zorgt voor eenduidige werkwijzen in het hele team.

Alle magazijnregels zijn vastgelegd in de SAP EWM oplossing, waardoor de afhankelijkheid van ervaren krachten sterk is verminderd. Dankzij heldere instructies via de terminals vinden medewerkers sneller hun weg én maken ze minder fouten.

De ondersteuning bij het pickproces heeft geleid tot een foutreductie van 90%. Tijdelijke krachten kunnen nu in de helft van de tijd worden ingewerkt. SAP EWM biedt volledige traceerbaarheid van artikelen, inclusief tracking van individuele orders en nauwkeurige voorraadregistratie. Het resultaat: minder retouren, betrouwbare leverbeloften en hogere klanttevredenheid.

Van registreren naar regisseren; datagedreven procesoptimalisatie

Peter van der Velde, Operations Director bij Woodvision:

“Warehousemanagement moet wat ons betreft niet alleen registreren, maar ook orkestreren. We zochten daarom een systeem dat niet alleen bijhoudt wat er gedaan is, maar ook richting geeft aan wat er nog moet gebeuren. Met SAP Extended Warehouse Management (EWM) hebben we de regie over onze processen teruggewonnen.”

De succesvolle implementatie van het warehousemanagementsysteem markeert volgens Peter slechts het begin. “De grote verbeterreis kan nu beginnen. Binnenkort laten we de papieren picklijsten definitief achter ons en schakelen we over van een jaarlijkse naar een periodieke inventarisatie.” De fysieke telling wordt daarbij vervangen door een continue, cyclische controle, volledig ondersteund door het systeem.

Door de data uit de handheld terminals slim te analyseren, krijgt Woodvision waardevolle inzichten in prestaties op de werkvloer. Zo wordt zichtbaar wie het meest efficiënt werkt en welke factoren daarbij een rol spelen. Deze inzichten vormen de basis voor het vaststellen van standaarden en het doorvoeren van gerichte verbeteringen. Best practices worden actief gedeeld binnen het team, wat de weg vrijmaakt voor verdere procesoptimalisatie en een continue kwaliteitsverbetering.