Gallagher Europe brengt structuur en nauwkeurigheid in een dynamisch warehouse

De logistieke operatie combineert B2B-palletzendingen met B2C-orders via onder andere webshop- en dropshipkanalen. Met circa 10.000 orderregels per week betekent dit werken met twee verschillende orderprofielen binnen één warehouse, elk met eigen eisen aan snelheid, nauwkeurigheid en aansturing.

Van basis op orde naar verfijning in de operatie

In 2019 maakte Gallagher Europe de overstap van Baan ERP naar SAP. Daarmee werd een modern fundament gelegd voor verdere digitalisering en standaardisatie van bedrijfsprocessen. Het magazijn draait sindsdien volledig SAP Stock Room Management-gestuurd en scangedreven, van inbound en opslag tot picking en packing. Dit zorgt voor gedetailleerd locatiebeheer en real-time inzicht in de voorraad.

De mkb-gedreven aanpak van implementatiepartner Aiden (voorheen Xperi) sloot goed aan bij de organisatie en vormde destijds de basis voor de keuze voor de implementatiepartner. Deze mkb-gedreven aanpak is sindsdien voortgezet in de verdere samenwerking.

Met de overstap naar SAP werd een solide IT-basis gelegd, maar kwamen ook knelpunten uit de praktijk aan het licht. Met name de combinatie van B2B- en B2C-stromen zorgde voor knelpunten in replenishment en picking. Dit had tijdelijk impact op de uitlevering, maar is samen met Aiden snel opgelost. Na de go-live verschoof de focus naar het stap-voor-stap verbeteren van de operatie, samen met Aiden, met oplossingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk in het warehouse.

Gericht verbeteren zonder stilstand in de operatie

De doorontwikkeling richtte zich op een aantal concrete onderdelen in het proces. Aan de verpakkingszijde is een verpakkingscockpit ingericht waarin orders via scanning een extra controle krijgen. Artikelen worden tijdens het verpakken gevalideerd en pas na volledige verwerking vrijgegeven voor verzending. Dit heeft het aantal telfouten op deze stromen teruggebracht van ongeveer 1% naar circa 0,3%. De resterende afwijkingen bevinden zich voornamelijk in palletstromen die buiten deze werkwijze vallen.

Voor backorders is gekozen voor een aanpak waarbij orders niet direct worden nagezonden, maar gedurende ongeveer twee weken worden vastgehouden en automatisch gecombineerd met nieuwe klantorders. Dit verlaagt het aantal zendingen en transportbewegingen, zonder extra processtappen toe te voegen.

Ook op het gebied van voorraadbetrouwbaarheid is een belangrijke stap gezet. Standaard cycle counting binnen SAP Stock Room Management bleek lastig uitvoerbaar door reserveringen op picklocaties, met name bij snel roterende artikelen. Hiervoor is een oplossing geïmplementeerd waarmee tellingen kunnen plaatsvinden terwijl de operatie doorloopt. Hierdoor wordt de voorraad nu verspreid over het jaar meerdere keren volledig geteld, zonder stilstand of aparte telmomenten.

Daarnaast is multi-orderpicking geïntroduceerd, waarbij orderpickers meerdere orders tegelijk verwerken en direct uitsorteren per levering. Met name voor B2C-orders met weinig orderregels zorgt dit voor efficiëntere looproutes en een kortere doorlooptijd, zonder extra handelingen aan de paktafels.

Werkwijze en samenwerking

Deze verbeteringen zijn niet in één keer doorgevoerd, maar stap-voor-stap ontwikkeld in nauwe samenwerking met de operatie. Daarbij is gekozen voor een “train-the-trainer”-aanpak, waarbij key users verantwoordelijk zijn voor kennisborging en verdere optimalisatie. Zij komen periodiek samen om processen te evalueren en verder te verfijnen.

Deze manier van werken sluit aan bij de cultuur van de organisatie: pragmatisch, direct toepasbaar en gericht op wat in de praktijk werkt. Ook in situaties waarin processen onder druk stonden, lag de focus op snel herstellen en structureel verbeteren.

Zichtbare effecten in de dagelijkse operatie

De impact van de verbeteringen is vooral zichtbaar in de stabiliteit en voorspelbaarheid van het warehouse. Het aantal telfouten in de verpakkingsstromen is sterk gereduceerd, terwijl de verwerking van B2C-orders efficiënter verloopt.

Door backorders te consolideren zijn minder afzonderlijke zendingen nodig, wat leidt tot minder logistieke bewegingen, lagere transportkosten en een kleinere footprint. Tegelijkertijd zorgt het continu tellen van voorraad voor betrouwbaardere data, zonder dat dit extra druk legt op de operatie.

Met ondersteuning van SAP Fiori-apps – rolgebaseerde webapps die medewerkers direct naar hun relevante taken en overzichten brengen – is daarnaast de toegankelijkheid van data verbeterd, waardoor sneller kan worden gestuurd op basis van actuele informatie.

Opereren in een internationale context

De Europese operatie maakt deel uit van een internationale organisatie. Dit brengt extra complexiteit met zich mee, onder andere door intercompany-processen en variërende prijs- en betalingsafspraken per land.

Daarnaast opereert Gallagher in een markt waarin de mate van digitalisering sterk uiteenloopt. De inrichting van processen en systemen moet daarom voldoende flexibel zijn om verschillende klantbehoeften te ondersteunen, zonder de interne efficiëntie te verliezen.

Doorontwikkeling en transitie naar SAP Cloud ERP

Op groepsniveau wordt gewerkt aan een transitie richting SAP Cloud ERP (voorheen SAP S/4HANA Cloud), waarin ook de Europese organisatie wordt meegenomen. Tegelijkertijd wordt de huidige inrichting verder doorontwikkeld op basis van operationele behoeften en veranderende regelgeving.

Een concreet aandachtspunt daarbij is de uitbreiding van de verpakkingsprocessen met ondersteuning voor ADR (gevaarlijke stoffen) en lithium‑ioncompliance, zoals slimmere dooskeuze, aanvullende labelinformatie en proactieve controles.

De huidige SAP Stock Room Management-inrichting biedt voldoende basis om deze ontwikkelingen gefaseerd door te voeren, zonder grote impact op de operatie. “Het is een heel stabiele en robuuste oplossing die gewoon erg betrouwbaar is in de dagelijkse operatie”, aldus Ronald Wassink, Director of Operations bij Gallagher Europe.

“Onze mkb‑aanpak draait om doen wat werkt. Met SAP Stock Room Management en de verpakkingscockpit, multi‑order picking en backorderconsolidatie hebben we samen met Gallagher Europe de warehouseoperatie voorspelbaar en foutarm gemaakt”, aldus Robin Beimans, Team Lead Supply Chain Execution bij Aiden.