Wat is e-invoicing?
E-invoicing (ook wel: elektronisch factureren) is het volledig digitaal afhandelen van een factuur. Het gaat dus niet om een pdf die je via e-mail verstuurt, maar om een gestructureerd bestand (meestal in XML-formaat) dat automatisch van systeem naar systeem wordt uitgewisseld. Vaak gebeurt dit via Peppol, een Europees netwerk dat facturen op een veilige en uniforme manier verwerkt. In sommige landen werkt e‑invoicing anders: de overheid biedt daar een eigen portaal aan in plaats van het Peppol-netwerk.
Verplichte e‑invoicing gaat verder dan je facturatieproces
Verplichte e‑invoicing heeft impact op de volledige financiële keten van een bedrijf. Het gaat niet alleen om het aanmaken en verzenden van facturen, maar ook om hoe inkoop- en verkoopprocessen verlopen, hoe masterdata worden beheerd, hoe btw‑rapportages worden opgesteld en hoe audits worden uitgevoerd.
Door facturen in een gestandaardiseerd en gestructureerd formaat uit te wisselen, kunnen veel handmatige stappen en inefficiënties worden geëlimineerd. Voor veel bedrijven die vandaag nog vooral met papieren documenten of losse pdf’s werken, betekent e-invoicing een grote omschakeling. Processen worden duidelijker, gegevens betrouwbaarder en systemen beter geïntegreerd, waardoor gegevens automatisch tussen alle betrokken systemen, waaronder je ERP-oplossing, worden uitgewisseld.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van e-invoicing?
E-invoicing brengt veranderingen in de manier van werken met zich mee, samen met een aantal andere voordelen die de volledige administratieve keten versterken. Concreet zijn de voordelen:
- Tijdbesparing: automatische aanmaak, controle en verzending van facturen vermindert handmatig invoeren en dubbel werk.
- Minder fouten: digitale standaarden (zoals UBL of Peppol) zorgen voor eenduidige en betrouwbare facturen, waardoor misverstanden en verwerkingsfouten beperkt blijven.
- Fraudebestrijding: digitale facturen zijn minder makkelijk te vervalsen door standaardisatie en automatische controles, wat de kans op fraude verkleint.
- Compliance: facturen voldoen aan de geldende regels en standaarden, waardoor het risico op boetes kleiner is.
Kostenbesparing en duurzaamheid: minder papier, post en handmatig werk leidt tot lagere kosten en een duurzamere, efficiëntere werkwijze.
Waar moet je op letten per land?
De regels en verplichtingen voor e-invoicing verschillen per land. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten voor België en Nederland:
- België: vanaf 1 januari 2026 wordt B2B e-invoicing verplicht. Facturen lopen dan via Peppol in gestructureerde formaten zoals UBL of Peppol BIS 3.0, de huidige standaard voor elektonische facturen binnen het Peppol-netwerk. Zorg dat jouw systeem en dat van je klanten en leveranciers daarop is voorbereid, rechtstreeks of via een access point. Wil je meer weten over wat dit concreet betekent voor bedrijven in België? Onze collega Myriam Alicata heeft hierover een blog geschreven met praktische uitleg en tips. Lees de blog hier.
- Nederland: de verplichting is nog niet vastgesteld, maar de voorbereiding loopt. Veel organisaties werken nu al met Peppol voor B2G en soms ook voor B2B. Door nu al te verkennen wat e-invoicing voor jouw bedrijf betekent, voorkom je tijdsdruk zodra de verplichting er wél komt.
Checklist: klaar voor e-invoicing in 5 stappen
Voordat je begint met e-invoicing is het belangrijk om te weten waar je staat en welke stappen nodig zijn om je bedrijf klaar te maken.
1. Blijf op de hoogte
Houd nieuws over deadlines en technische eisen scherp in de gaten. België gaat in 2026 live, Nederland volgt later.
2. Scan je processen
Analyseer hoe je inkoop- en verkoopfacturen nu worden verwerkt. Identificeer handmatige stappen en verbeterpunten. ERP-oplossingen, zoals SAP, kunnen veel van deze processen automatiseren, wat de kans op fouten en vertragingen verkleint.
3. Check je data
Zorg dat alle gegevens consistent en betrouwbaar zijn, zodat vertragingen en fouten worden voorkomen. In je ERP-systeem kun je dit vaak standaard eenvoudig inzien en corrigeren; voor geavanceerde controles of e-invoicingspecifieke validaties zijn soms extra tools of modules nodig.
4. Maak een plan
Of je nu kiest voor een native oplossing voor e-invoicing binnen je ERP-systeem of een gecertificeerd Peppol accesspoint, een goed plan helpt om mapping, validaties en end‑to‑end testen gestructureerd aan te pakken.
5. Borg compliance en audits
Zorg dat traceerbaarheid, procedures en btw-consistentie op orde zijn. Betrek finance, inkoop en IT, zodat je verrassingen vlak voor de deadline voorkomt.
E‑invoicing is meer dan een verplichting
E‑invoicing biedt bedrijven de kans om processen te versnellen, fouten te verminderen en de administratie toekomstbestendig te maken. Voor Belgische bedrijven komt de deadline snel dichterbij: per 1 januari 2026 moeten ze klaar zijn. Nederlandse bedrijven doen er verstandig aan nu alvast te verkennen wat er op hen afkomt. Wie tijdig plant, profiteert straks van snellere verwerking, minder papierwerk en meer grip op de cijfers.
