Om het maximale uit je ERP te halen, adviseren we om KPI’s voor de volgende zeven prestatiegebieden te monitoren.
1. Systeembetrouwbaarheid
KPI’s om te volgen: uptime, Mean Time to Resolution (MTTR), aantal incidenten per periode.
Systeemstabiliteit is een goede graadmeter voor de algehele conditie van je ERP-oplossing. Als je systeem continu vertraagt, crasht of fouten veroorzaakt, kan het meer kwaad dan goed doen.
Uptime is een eenvoudige KPI die laat zien hoe consistent je ERP-systeem beschikbaar is. Een gebruikelijke doelstelling is een percentage van 99,9 procent of hoger. Het is daarnaast nuttig om de gemiddelde oplostijd van een incident en het aantal kritieke issues per maand bij te houden.
Veel IT-teams gebruiken ingebouwde monitoringdashboards van het ERP om deze metrics te tracken. Laat de data meer uitval of langere hersteltijden zien? Dan is dat een signaal om je ERP-setup te herzien en de oorzaak hiervan te identificeren.
2. Financiële impact
KPI’s om te volgen: kostenbesparing, omzetgroei, budgetafwijking vs. forecast
Wil je weten hoeveel geld je ERP je bedrijf bespaart? Of hoe het de groei beïnvloedt? Door financiële KPI’s te tracken, zoals kostenbesparing, omzetgroei en budgetafwijking, krijg je een helder beeld van de Return on Investment (ROI).
Stel: je automatiseert het goedkeuren van facturen met je ERP. Om te zien hoeveel tijd en geld dit bespaart, track je hoeveel uur elke medewerker nu per maand aan factuurverwerking besteedt in vergelijking met voor de ERP-implementatie.
Nog een voorbeeld: als je je ERP gebruikt om sales– en productie data te synchroniseren, monitor dan voorraden om te controleren of overtollige voorraad en vastzittend kapitaal dalen ten opzichte van het verleden.
Gebruik tenslotte budgetreviews om te beoordelen in hoeverre de werkelijke uitgaven overeenkomen met de geforcaste kosten. Een kleinere kloof tussen de daadwerkelijke kosten en forecast betekent meestal dat je data betrouwbaar is, en dat je ERP je teams helpt nauwkeuriger te plannen dan voor de ERP-implementatie.
3. Afstemming op business KPI’s
KPI’s om te volgen: doorlooptijden van processen (bijvoorbeeld order-to-cash, procure-to-pay, omloopsnelheid van voorraad)
Een ander teken van een geslaagde ERP-implementatie is wanneer het systeem je primaire bedrijfsdoelstellingen direct ondersteunt.
Dat kan betekenen: kortere doorlooptijden of minder handmatige stappen in belangrijke bedrijfsprocessen. Veel bedrijven gebruiken ingebouwde procesanalyses om te meten hoe lang het duurt om een order af te ronden of een inkoop te accorderen. Verlaagt je ERP je order-to-cash-cyclus bijvoorbeeld van tien dagen naar zes? Dan is dat een duidelijk teken van toegevoegde waarde van je ERP-oplossing.
De omloopsnelheid van voorraad is een andere nuttige KPI. Als je ERP sales-, inkoop- en productiedata samenbrengt, wordt plannen wat en wanneer je bestelt makkelijker. Dat houdt voorraden in lijn met de werkelijke vraag, zodat er minder geld vastzit in opslag en voorraad sneller beweegt.
4. Strategische voordelen
KPI’s om te volgen: snelheid van rapportagegeneratie, forecastnauwkeurigheid, doorlooptijd van belangrijke besluiten
Je ERP-oplossing moet waarde leveren door het nemen van besluiten makkelijker te maken. Het moet de juiste mensen op het juiste moment van de juiste informatie voorzien. Maar hoe toets je of dit gebeurt?
Rapportagetijd is een goed startpunt. Kan je financeteam geconsolideerde rapporten nu opleveren in enkele minuten in plaats van uren? Dan werkt je ERP-setup voor reporting en analytics goed.
Forecastnauwkeurigheid is een andere behulpzame strategische KPI. Kijk bijvoorbeeld naar de procentuele toename in nauwkeurigheid die je ERP realiseert door sales- en productiedata te integreren.
Je kunt ook meten hoe lang het duurt om belangrijke bedrijfsbeslissingen te nemen. Duurde je maandelijkse Sales & Operations Planning-cyclus (S&OP) voorheen een week, maar is die nu in twee dagen afgerond omdat iedereen met dezelfde live ERP-data werkt? Dan voegt je ERP-systeem duidelijk strategische waarde toe.
5. Klantresultaten
KPI’s om te volgen: leverbetrouwbaarheid, orderfoutpercentage, Net Promoter Score (NPS)
De performance van je ERP heeft ook direct invloed op klanten, zeker als elke order, levering en factuur door je ERP-systeem loopt.
Je leverbetrouwbaarheid is hier een veelzeggende metric. Die laat zien waar je ERP helpt om op tijd te leveren door supply chain- en productiedata te synchroniseren.
Je mag ook een lager orderfoutpercentage verwachten. Je ERP vermindert handmatige orderinvoer, wat het risico op fouten en retouren verlaagt.
Je kunt klantfeedback en CX-tools aan je ERP-data koppelen om klanttevredenheid of Net Promoter Scores (NPS) te volgen. Naarmate je ERP de operationele nauwkeurigheid verbetert, zouden die scores moeten stijgen.
6. Medewerkerbetrokkenheid
KPI’s om te volgen: gebruikersadoptie, trainingsvoltooiing, afhankelijkheid van legacy-systemen
Adoptie is één van de duidelijkste indicatoren van een succesvolle ERP-implementatie, want je ERP levert alleen waarde als medewerkers het gebruiken.
Gebruiksanalyses laten zien wie inlogt, hoe vaak en welke functionaliteit het meest worden gebruikt. Vertrouwen mensen nog steeds op legacy-tools en spreadsheets? Dan kan dat duiden op ontbrekende functionaliteit of onvoldoende training.
Het bijhouden van voltooiingspercentages van trainingen in je leerplatform helpt ook. Hoe beter teams het systeem begrijpen, hoe meer toegevoegde waarde ze eruit halen.
7. Compliance en risicobeheersing
KPI’s om te volgen: volledigheid van audittrails, aantal compliance-incidenten, datalekken
Een goed beheerd ERP-systeem moet governance versterken en het risico op compliance-incidenten verkleinen. Nuttige metrics om te volgen zijn onder meer de volledigheid van audittrails en het aantal datalekken per periode.
Geautomatiseerde tools in je ERP maken het eenvoudiger om dit te monitoren. Gebruikt je organisatie rolgebaseerde toegangscontrole in het ERP? Meet dan hoe betrouwbaar het systeem rechten afdwingt. Een daling in ongeautoriseerde toegangspogingen of meldingen van mislukte logins laat zien dat je ERP-controles werken zoals bedoeld en data veilig houden.
Het grotere geheel zien
Door KPI’s op al deze gebieden te volgen, krijg je een compleet beeld van je ERP-prestaties: technisch, strategisch, financieel, juridisch en menselijk.
In de meeste bedrijven is niet één persoon verantwoordelijk voor het monitoren van al deze verschillende KPI’s. IT bewaakt uptime en incidenten. Finance monitort besparingen en forecasts. Operations bekijkt het procestempo en de leveringspercentages. HR regelt adoptie en training. Legal ziet toe op audits en dataveiligheid.
Om dit te verbinden richten veel bedrijven een ERP Centre of Excellence op. Dit crossfunctionele team combineert metrics van verschillende afdelingen en voegt ze samen tot één prestatiedashboard met je ERP-rapportage- en analysetools.
Met dat heldere, datagedreven beeld zie je de waarde die je ERP nu al toevoegt en kun je beter beslissen waar je wilt investeringen in verdere verbeteringen.
