Portacon

Overview

Portacon speelt met SAP Business One in op veranderende markt

Portacon Toegangstechniek & Beveiliging levert met twaalf medewerkers op jaarbasis zo’n 4.000 orders uit. Toch heeft de handelsonderneming geen vertegenwoordigers en bezoekt het geen beurzen. Dat betekent een ander verkooptraject dan in de branche gebruikelijk is. Internet speelt daarin een cruciale rol.

Daarom koos directeur/eigenaar Gerrit Dinant Haase voor SAP Business One, dat al snel werd geïntegreerd met de webshop. “Aiden begreep precies wat we wilden en stelde ons in staat online zaken te doen, zoals onze klanten dat graag zien.”

Systeem op de groei

Installateurs, beveiligingsbedrijven en leveranciers van hekwerken, maar ook eindgebruikers betrekken slagbomen, verkeerspalen, poortopeners, veiligheidssystemen met pasjes en/of sleutels en camerabeveiligingssystemen van Portacon. Zowel het aantal opdrachtgevers als orders groeit zo’n zeven jaar na de start nog steeds. Dankzij een sterk geautomatiseerd en compleet geïntegreerd bedrijfsproces staat Portacon voor snelheid, leveringsbetrouwbaarheid en een minimaal foutenpercentage, ook als de snelle ontwikkeling van het bedrijf blijft doorzetten.

Kernactiviteiten integreren en papierloos werken

Inkopers en werkvoorbereiders oriënteren zich tegenwoordig via internet en kopen ook online. Dat betekent dat snelheid van je processen cruciaal is, bijvoorbeeld door papierloos werken, informatieverstrekking via de website en alle activiteiten vanuit één systeem aan te sturen. Haase: “Daarom hebben wij, toen we in 2011 begonnen, direct gekozen voor een geïntegreerde aanpak. SAP Business One vormt het hart van ons bedrijf en daarmee hebben we al onze kernactiviteiten geïntegreerd.”

Kosten besparen

Haase vervolgt: “Ons IT-systeem vormt echt één geheel en dus kunnen we bijvoorbeeld met drie muisklikken een order aanmaken, direct DHL-stickers printen en een e-mail sturen naar de opdrachtgever dat de order is verwerkt. Dat levert de snelheid die onze klanten willen en maakt de foutenkans minimaal. Een track & trace-systeem zorgt ervoor dat zowel onze opdrachtgevers als wijzelf altijd inzicht hebben in waar een zending zich bevindt. Daarmee kunnen we heel concreet kosten besparen, simpelweg omdat we geen handelingen dubbel hoeven te verrichten en tijdrovend ‘zoeken’ tot het verleden behoort.”

Online zakendoen

Na verloop van tijd was de koppeling met een webshop niet meer dan logisch. “Het gevolg is dat na invoering van de artikelen in SAP de website ook automatisch wordt bijgewerkt. Klanten kunnen brochures downloaden en beschikken automatisch over de correcte prijzen. Juist dankzij dit soort dingen scoren wij hoog op klanttevredenheid. En die klanttevredenheid is de kern van ons concept. Daarop onderscheiden we ons van de collega’s.”

Trendsetter in automatisering

Portacon is een trendsetter in zijn branche en vergaand geautomatiseerd. Daarin is dan ook vanaf het begin stevig geïnvesteerd. Gerrit Dinant heeft nog geen moment spijt van zijn keuze destijds. “Over tien jaar zal de markt nog weer anders functioneren dan vandaag en ook dan willen we daarop als een van de eersten inspelen.”

Onderscheidend met persoonlijk advies

Portacon is echter geen Amazon of Bol.com. “We ondersteunen onze klanten ook bij de installatie en als opdrachtgevers bellen, krijgen ze een praktisch en concreet advies hoe ze een technisch probleem moeten aanpakken. We lopen qua automatisering voorop en willen dat blijven doen. Maar persoonlijk contact onderscheidt ons van de pure internetverkopers.”

Kundige vakmensen

Zijn eigen vakmatige aanpak en servicegerichte instelling herkent Haase bij Aiden. “Daar zitten ter zake kundige vakmensen. Geen snelle babbelaars die als puntje bij paaltje komt niet kunnen waarmaken wat ze beloven. Aiden gaat met ons om zoals wij met onze opdrachtgevers omgaan. Ze snappen wat we willen en ook wat we niet willen.”

Samen met Aiden voorop blijven lopen

Tevreden achteroverleunen is er niet bij. “Wensen blijf je houden. Samen met Aiden zijn we continu bezig het systeem verder te finetunen. Dat is logisch als je een assortiment hebt met zo’n 1.000 producten met wisselende specificaties, prijzen, afmetingen en afbeeldingen. Ik ben ervan overtuigd dat er over een paar jaar mogelijkheden zijn waarvan we nu nog geen idee hebben. Wel weet ik dat we daar dan in mee gaan, omdat onze klanten dat vragen. En dat we erin mee kunnen omdat Aiden ons daarbij ondersteunt.”

Over Aiden