First Impression

Solide basis in SAP Business One

First Impression maakt al sinds 2007 gebruik van SAP Business One. “De hoofdreden was destijds dat we met SAP Business One alle disciplines binnen ons bedrijf goed konden afdekken en het een schaalbaar platform is, met SAP als gedegen leverancier.”

Explosieve groei ondersteunen met WMS

Ruim 10 jaar later zorgen nieuwe klanten voor een explosieve groei van het bedrijf. De AV-oplossingen worden bij Europese en wereldwijde vestigingen van klanten als Basic-Fit en Rituals uitgerold, wat leidt tot een veelvoud van logistieke bewegingen in het magazijn. Daarom richtte First Impression een logistiek centrum in op een nieuwe locatie. Aiden levert het warehouse management systeem (WMS) op basis van haar eigen oplossing Aiden WarehousePro, volledig geïntegreerd met SAP Business One.

Goederenbewegingen volgen

Met WarehousePro worden alle bewegingen van goederen in het magazijn gevolgd, van de ontvangsten en verplaatsingen tot en met het orderpicken en verzenden. Van Berkel: “Waar voorheen de geregistreerde aantallen vaak niet klopten, weten we nu precies hoeveel van welk artikel waar ligt.”

Projectmatig inkopen via MRP

Toen het voorraadbeheer op orde was, kon First Impression aan de slag met MRP (material requirements planning) voor de projectmatige inkoop. Dit leidde volgens Van Berkel tot meer grip op de voorraad. “Door de automatische besteladviezen houden we goederen korter op voorraad. Daardoor is onze voorraadpositie gunstiger, wat de voorraadkosten verlaagt en meer financiële controle geeft. Bovendien kunnen we nu sneller leveren, vaak binnen een week. Dit heeft natuurlijk een positieve uitwerking op de klantbeleving!”

Verbeterde processen

Orderpicken via scanners

Via de scanners zorgt WarehousePro voor een afgedwongen proces voor het orderpicken. “Waar voorheen papieren picklijsten rondzwierven door het magazijn, wordt het orderpicken nu aangestuurd en gecontroleerd via de scanner. Daardoor hebben we veel meer grip op het proces en kunnen nieuwe medewerkers na minimale instructie snel en foutloos een order picken,” aldus Van Berkel.

Scanportal voor klein materiaal

Op verzoek ontwikkelde Aiden samen met First Impression een eigen scanportal om grip te krijgen op de uitgifte van klein materiaal. “De monteurs kunnen de benodigde artikelen zoals kabels en andere installatiematerialen nu scannen naar een project of naar hun eigen toolbox, dus net als bij de supermarkt. De voorraadstand blijft zo correct en met behulp van MRP wordt automatisch bijbesteld als minimale voorraad is bereikt. Dit betekent dat materialen altijd beschikbaar zijn en de monteur dus niet misgrijpt. Ook kunnen we nu beter nacalculeren.”

Serienummers registreren

Serienummerregistratie is voor First Impression een cruciale functie in WarehousePro. “Zo weten we exact wat de klanten van ons in huis hebben. Onze klanten vragen hierom, maar voor beheer op afstand is deze informatie voor ons ook onmisbaar.”

Services inplannen en volgen

First Impression beschikt over een uitgebreide service-afdeling, die volledig is geautomatiseerd met SAP Field Service Management. Deze service-oplossing faciliteert het hele administratieve proces van onsite dienstverlening; van het inplannen van de monteur tot en met het aftekenen van de opdracht en het factureren. “Er komt geen menselijke handeling meer aan te pas, waardoor we snel en efficiënt kunnen plannen. Via de app beschikken onze mensen op locatie over alle benodigde gegevens. We hebben altijd inzicht in alle gewerkte uren en het materiaalverbruik, die automatisch worden gefactureerd.”

Alle projecten centraal aansturen

Op dit moment is First Impression bezig om SAP Field Service Management organisatiebreed uit te rollen voor alle klantprojecten. “Of het nu gaat om installeren, het oplossen van geplande en ongeplande incidenten, reparaties of vervangingen; alles kan je zien als een service. Via deze oplossing kunnen we de gehele dienstverlening integraal plannen, koppelen aan een order, servicecalls aanmaken en de voortgang volgen.”