Brinker Carpets

Overview

SAP Business One geïntegreerd met container-module en vervoerder

Een deel van haar vloerkleden importeert Brinker Carpets uit het Verre Oosten. Om de containers slim te kunnen volplannen met inkooporders en de logistieke afhandeling te automatiseren, ging de groothandel in 2016 in zee met SAP Business One en Aiden.

Mede door integraties met een module voor containermanagement en vervoerders realiseert Brinker veel tijdwinst en meer inzicht in hoe het bedrijf ervoor staat.

"Tijdwinst door containers automatisch te plannen"

Overstappen naar logistiek softwarepakket

Voorheen werkte Brinker Carpets voor de administratieve vastlegging en aansturing van processen met Unit4 Multivers. Mede-eigenaar Ingeborg Brinker vertelt over de overstap naar SAP Business One:

“Unit4 was een boekhoudkundig pakket, terwijl bij ons de uitdaging juist ligt op logistiek vlak. Om die reden hebben we de switch gemaakt naar SAP Business One, waar het voorraad-technische deel sterk ontwikkeld is.”

Addon voor Container Management

Brinker Carpets importeert vloerkleden per container uit landen als India en China. Voor het beheren van de inkomende goederenstroom koos Brinker voor een container management-module. Deze addon is specifiek ontwikkeld voor SAP Business One en integreert naadloos met het ERP-systeem.

Ingeborg Brinker licht toe: “Met de container-module kunnen we meerdere inkooporders handig samenvoegen en zo containers slim volplannen. Doordat de software de indeling al heeft voorgekauwd, heb je dus geen ‘fingerspitzengevoel’ meer nodig om te voorkomen dat je ruimte onbenut laat. Hierdoor kunnen we onze tijd efficiënter inzetten. Binnen onze Unit4-versie was dit niet mogelijk.”

Grip via dashboards, CRM For Outlook en Intercompany

Binnen Brinker wordt via dashboard grip gehouden op de logistieke en financiële processen. Zo worden bijvoorbeeld de openstaande leveringen en leveringen getoond die klaarstaan in het magazijn. “Zo kan ik facturen tegenhouden als de levering nog niet heeft plaatsvonden. Of meer tijd vrijmaken als het aantal te factureren orders toeneemt. Mijn collega werkt vooral met de verkoop-gerelateerde dashboards. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de omzetgegevens en het aantal ingevoerde orders en openstaande posten.”

Voor het opvolgen en afhandelen van serviceaanvragen werkt Brinker met de module CRM for Outlook. Op basis van een ingekomen mail kan vanuit Microsoft Outlook automatisch een aanvraag in SAP Business One worden aangemaakt. Hier worden de verdere stappen geautomatiseerd uitgevoerd, inclusief automatische e-mails en alerts. Verder maakt Brinker gebruik van de Intercompany-module, die via automatische boekingen ervoor zorgt dat de zusterbedrijven Brinker en No Limits elkaar administratief eenvoudig kunnen beleveren.

Via SAP Business One heeft Bamigo het aantal menselijke handelingen geminimaliseerd, wat volgens Rijken leidt tot grote voordelen op gebied van schaalbaarheid en efficiency. “Doordat we het hele order-to-cash-proces geautomatiseerd hebben, kunnen we met relatief weinig mensen grote ordervolumes aan. Temeer daar we door het externe magazijn geheel ontzorgd zijn van alle logistieke activiteiten. Dit maakt dat we snel verder kunnen groeien, zonder gelijk extra personeel te hoeven aannemen.”

Containerzending volgen via status-updates

Via de container-addon kan vervolgens het hele traject van de container worden gevolgd. Afhankelijk van status-updates zoals “Vertrokken” of “In haven NL” wordt automatisch een elektronisch bericht naar Verhoek verstuurd, bijvoorbeeld de vooraankondiging met de inhoud van de container. Na binnenkomst wordt de partij als ontvangst in SAP Business One geboekt. Ook opvolgdocumenten zoals leveringen worden semi-automatisch aangemaakt.

EDI-koppeling met vervoerder

Een andere uitbreiding is de magazijnkoppeling met vervoerder Verhoek, die de karpetten van Brinker op voorraad houdt en rechtstreeks uitlevert naar de klant.

“Deze integratie scheelt ons enorm veel tijd. Bij een nieuwe klantorder verstuurt SAP via EDI automatisch een pickorder naar Verhoek. Bij het afleveren van de goederen vindt er weer terugkoppeling plaats naar onze administratie. Ook verstuurt SAP geautomatiseerd een vooraankondiging dat de karpetten geleverd gaan worden. Vervolgens kan de levering direct worden gefactureerd,” aldus Ingeborg Brinker.

Aiden denkt mee in automatisering

Brinker heeft met SAP Business One en AGION een flinke stap vooruitgezet in haar automatisering, vindt Ingeborg Brinker:

“Aiden heeft goed met ons meegedacht om processen efficiënter te laten verlopen en het aantal menselijke handelingen terug te brengen. Voorbeelden hiervan zijn de automatische containerplanning, inkomende bestellingen via EDI, digitale factuurverwerking met Elvy en het inschieten van serviceaanvragen vanuit Outlook naar SAP. Ze hebben ons hierin goed geadviseerd en werkbare oplossingen neergelegd, waarmee we dagelijks tijd besparen.”

Breed inzetbaar

Zou Ingeborg SAP Business One aanbevelen aan andere groothandels?

“SAP is breed inzetbaar en biedt veel mogelijkheden. We hebben al vele handelingen geautomatiseerd, waarmee we veel tijd besparen en dus onze marge en schaalbaarheid vergroten. We kunnen nog meer uit het systeem halen. Voor een bedrijf van onze grootte en daarboven biedt het pakket dus zeker meerwaarde.”

About us